Мониторинг + Управление автопарком

Комплексное программное обеспечение «Мониторинг + Управление автопарком» — это цифровая платформа для управления автотранспортным предприятием и транспортными услугами. Вместо журналов, Excel и телефонных звонков — единая система, где диспетчер, водитель, бухгалтер и руководитель работают в одном пространстве.

Ниже — понятное объяснение каждого из девяти модулей программы (ПО).

 

1. Интеграция с учётной системой предприятия

Большинство компаний уже используют какую-то программу для бухгалтерии или управления — 1С, SAP, Галактику и другие. Проблема в том, что транспортный отдел живёт в своём мире, а бухгалтерия — в своём. Данные переносятся вручную, с ошибками и задержками.

Этот модуль — «мост» между нашим ПО и вашей учётной системой. Он работает автоматически, в обе стороны:

1. Из учётной системы в ПО приходят: список водителей, транспортные средства, подразделения, договоры, остатки топлива.
2. Из TIS в учётную систему уходят: закрытые путевые листы, данные для начисления зарплаты, распределение затрат по подразделениям.

→ Никакого ручного переноса данных. Цифры одинаковые и у бухгалтера, и у диспетчера, и у директора.

 

2. Реестр транспортных услуг

Это журнал всех выполненных рейсов и работ — только не бумажный, а электронный. Каждая строка реестра — это одна услуга: кто заказал, кто выполнил, на какой машине, когда, сколько времени и денег.

Реестр формируется сам — сразу после того, как задание закрыто. Диспетчер ничего не вносит вручную. По каждой записи можно одним кликом открыть договор, заявку, путевой лист или карточку машины.

Главная польза — закрытие месяца без споров:

1. Заказчик подтверждает выполненные услуги прямо в системе.
2. Затраты автоматически распределяются по подразделениям.
3. Расхождений между «что сделали» и «что выставили» просто не бывает.

→ Конец месяца без беготни с бумагами и выяснения «а кто сколько ездил?».

 

3. Контроль и учёт объёмов транспортных услуг

Пример: клиент заказал кран на 9 часов — он приехал через час и уехал на два часа раньше. И заказчику, и исполнителю важно зафиксировать реальное время использования техники, честно, без споров и лишних звонков. Как это сделать?

Этот модуль сравнивает то, что было заказано, с тем, что произошло на самом деле. Данные берутся из GPS — поэтому цифры объективные, не «со слов водителя».

Закрыть заявку можно по-разному — смотря кто ближе к объекту:

1. Мастер или прораб — через приложение на смартфоне прямо на месте.
2. Водитель — через своё приложение.
3. Диспетчер — через рабочее место в офисе.

После закрытия система сама считает стоимость по тарифу договора и передаёт данные в реестр.

→ Никто не может приписать лишние часы или километры. GPS-данные — это факт.

 

4. Транспорт на карте — онлайн-мониторинг

Живая карта предприятия. Вы открываете экран — и видите все свои машины: где находятся, едут или стоят, с какой скоростью. Иконки разные для разных типов техники: грузовики, краны, легковые, спецтехника.

Нажмите на любую машину — и сразу увидите: скорость, уровень топлива, обороты двигателя. Тут же можно открыть её документы или написать сообщение водителю.

Что ещё умеет карта:

1. Показывает историю маршрута за любой период — можно «прокрутить», где была машина.
2. Подсвечивает участки, где водитель превысил скорость.
3. Геозоны — если машина выехала за пределы рабочей зоны, диспетчер получает уведомление.
4. Находит ближайшую свободную машину к нужной точке.
5. Контролирует проезд по платным дорогам (система «Платон»).

→ Вы всегда знаете, где техника и что с ней происходит. Реакция на нештатную ситуацию — секунды.

 

5. Путевой лист

Путевой лист — обязательный документ для каждого рейса. Без него нельзя выпустить машину на дорогу, нельзя списать топливо, нельзя подтвердить расходы в налоговой. TIS автоматизирует весь путь путевого листа — от выписки до передачи в бухгалтерию.

Как это работает

Путевой лист создаётся автоматически из заявки — вручную ничего вводить не нужно. Нормы расхода топлива считаются по установленным правилам с учётом сезона и условий эксплуатации. Заправки фиксируются по топливным картам или чекам — данные с АЗС загружаются автоматически.

При закрытии путевого листа система подставляет реальный пробег и расход топлива из данных бортового оборудования. Это исключает любые манипуляции с цифрами.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

В России уже повсеместно используются электронные путевые листы. Наше ПО поддерживает полный цикл: медосмотр водителя (включая телемедицину), техконтроль, подписание электронной подписью, отправка на телефон водителя, хранение в течение 5 лет.

Поддерживаются все стандартные формы: для легковых и грузовых автомобилей, автобусов, кранов, тракторов, строительных машин.

→ Бумажный хаос уходит в прошлое. Выпуск машины занимает секунды, все документы в электронном виде и всегда под рукой.

 

6. Заявки и задания

Мастер на объекте понимает, что завтра нужны два грузовика и кран. Открывает приложение на телефоне, создаёт заявку — указывает тип техники, время, место. Диспетчер видит заявку в системе, назначает машины, водители получают задание на свои телефоны. Всё — без звонков и бумаг.

Жизненный цикл заявки

1. Заявка создана → принята диспетчером → техника назначена → водитель получил задание → выполнено → закрыто.
2. На каждом этапе — уведомления нужным людям.
3. Отмена или изменение возможны в любой момент, история сохраняется.

Умный подбор техники

Система сама предлагает подходящие машины, учитывая: грузоподъёмность, тип кузова, вылет стрелы крана, допуск к опасным грузам, наличие действующих документов. Машина в ремонте или с просроченной страховкой в список не попадёт.

МВЗ — место возникновения затрат

Каждая заявка привязана к конкретному подразделению и объекту. Благодаря этому система точно знает, куда относить затраты — без ручной разноски в бухгалтерии.

→ Прозрачная цепочка от «нужна машина» до «проводка в бухгалтерии». Никакой серой зоны.

 

7. Паспортизация транспортных средств

Электронное досье на каждую машину в парке. Всё в одном месте: технические характеристики, история ремонтов и ТО, страховки, документы, установленное оборудование.

Что хранится в паспорте

1. Основные данные — марка, модель, госномер, год выпуска, фото.
2. Документы — ОСАГО, КАСКО, ПТС, техосмотр — с датами и автоматическими напоминаниями.
3. Топливо — нормы расхода, объём баков, сезонные коэффициенты.
4. Оборудование — установленные GPS-терминалы, датчики топлива, прицепы.
5. История ТО и ремонтов — что делали, когда, по какому пробегу, сколько стоило.

Автоматический контроль сроков

Система сама следит за сроками всех документов и заблаговременно предупреждает. Машина с просроченной страховкой или техосмотром просто не попадёт в список доступных при назначении на заявку.

→ Полная история жизни каждой машины. Аудит, инвентаризация, подготовка к техосмотру — всё уже собрано.

 

8. Производственная программа

Заявки «на завтра» — это дорого. Машины либо простаивают, либо их не хватает в нужный момент. Производственная программа — это инструмент для того, чтобы планировать транспорт заранее: на месяц, квартал, год.

Как это работает

Вы заранее указываете: кто заказывает технику, какую именно, в каком объёме, по какому договору и тарифу. Система рассчитывает плановый бюджет. После согласования программа фиксируется и становится основой для формирования заявок.

Контроль исполнения

В течение периода система в режиме реального времени показывает: сколько запланировано, сколько фактически заказано и выполнено, где перерасход, где техника недоиспользована. В конце месяца — готовый план-факт анализ.

→ Транспортный бюджет перестаёт быть чёрным ящиком. Вы управляете затратами, а не просто узнаёте о них постфактум.

 

9. Консолидация и анализ данных

Данные накапливаются в каждом модуле — путевые листы, GPS-треки, заявки, реестр услуг. Этот модуль собирает всё в одном месте и представляет в виде, удобном для принятия решений.

По каждой машине

За любой период — расход топлива, пробег, время в движении, время на холостом ходу, средняя и максимальная скорость. Можно посмотреть любой день или конкретный рейс.

Дашборд руководителя

Главный экран — это живая сводка по всему парку:

1. Выполнение производственной программы (план против факта).
2. Статус заявок — открытые, просроченные, выполненные.
3. Просроченные документы — что срочно нужно обновить.
4. Коэффициент использования парка и техническая готовность.
5. Нарушения скоростного режима, ДТП, штрафы ГИБДД.
6. Затраты на топливо, ТО, страховки, платные дороги.

→ Вся картина по парку — на одном экране. Отчёт, который раньше готовился часами, теперь открывается за секунду.

 

«Мониторинг + Управление автопарком» — это одна система вместо нескольких отдельных

Все девять модулей связаны между собой. Путь от заявки до бухгалтерской проводки — полностью автоматический. Диспетчер, водитель, бухгалтер и директор работают в одном пространстве, видят одни и те же данные в реальном времени.

1. Меньше ручного труда — больше точности.
2. Никаких манипуляций с топливом и пробегом.
3. Прозрачность затрат по каждому подразделению и объекту.
4. Полное соответствие требованиям законодательства.
5. Интеграция с любой корпоративной учётной системой.